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Handwerkerrechnung: Diese Angaben sind 2022 Pflicht

Marlene Kreyenberg

Auftrag erledigt – und jetzt? Damit du deine Leistungen bei deinem Kunden korrekt abrechnest und dein Kunde die Rechnung von der Steuer absetzen kann, musst du einiges beachten. Wir erklären dir, wie eine Handwerkerrechnung aussieht, welche Leistungen du angeben musst und was du nicht berechnen darfst.

In diesem Artikel

  • Wie sieht eine Handwerkerrechnung aus?
  • Welche Pflichtangaben müssen auf die Handwerkerrechnung?
  • Welche Leistungen darfst du zusätzlich in Rechnung stellen?
  • Was darfst du nicht abrechnen?
  • So schreibst du eine Rechnung für Privatkunden
  • Handwerkerrechnung: Vorlage oder Programm?
  • ToolTime: Rechnungen einfach gemacht!

Wie sieht eine Handwerkerrechnung aus?

Generell gilt: Eine Handwerkerrechnung sollte die entstandenen Kosten sorgfältig und übersichtlich auflisten. Das ist aus zwei Gründen wichtig:

  1. Der Kunde muss die zu zahlenden Beträge nachvollziehen können.
  2. Bei Teilrechnungen behältst du durch eine gute Dokumentation den Überblick.

Damit kannst du Verunsicherungen und Unklarheiten vorbeugen, sowohl beim Kunden als auch bei dir. Denn wenn du auf einen Blick erkennst, welche Leistungen du bereits in Rechnung gestellt hast und was dein Kunde bezahlt hat, sparst du Zeit und Papier.

Zu den enthaltenen Leistungen, die auf einer Handwerkerrechnung stehen, gehören etwa Anfahrt, Arbeitszeit und Materialien. Welche Positionen du auflisten darfst oder sogar musst und welche nicht, erklären wir dir im Folgenden.

Welche Pflichtangaben müssen auf die Handwerkerrechnung?

Jede Rechnung muss einige grundsätzliche Angaben auflisten:

  • Empfänger
  • Absender inkl. Name und Adresse des Rechnungsstellers
  • Rechnungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Steuernummer
  • Mehrwertsteuer
  • Leistungen und Leistungszeitraum

Für deine Handwerkerrechnung sind außerdem folgende Angaben verpflichtend:

Stundenlohn

Dein Stundenlohn bzw. der des entsprechenden Mitarbeiters muss auf der Rechnung aufgeführt sein. Diesen kannst du übrigens selbst festlegen, doch solltest du dich an den üblichen Marktpreisen in deiner Region orientieren.

Arbeitszeit

Die Arbeitszeit von Handwerkern wird in Viertelstunden abgerechnet und nicht auf halbe oder volle Stunden aufgerundet. Auch Pausen vor Ort werden nicht mit einberechnet. Daher ist auch eine gute und korrekte Zeiterfassung wichtig.

Mobile Zeiterfassung mit ToolTime
Unser Rechnungsprogramm für Handwerker verfügt über eine mobile Zeiterfassung. Darüber starten, pausieren und beenden Handwerker in nur wenigen Klicks ihre Arbeitszeit. Diese erscheint automatisch im Büro – keine unübersichtliche Zettelwirtschaft nötig!

Welche Leistungen darfst du zusätzlich in Rechnung stellen?

Über die Pflichtangaben hinaus kannst du ganz legal zusätzliche Leistungen auflisten und abrechnen. Dazu gehören:

  1. Anfahrt: Sowohl die Zeit für den Fahrtweg als auch die Kosten darfst du in Rechnung stellen. Die Fahrtzeit gehört zur Arbeitszeit eines Handwerkers. Diese darf er also auch auflisten. Viele Handwerker berechnen dafür 80–90 % ihres Stundenlohns.
  2. Material: Material, das für Reparatur und Wartung anfällt – etwa Ersatzteile – darf ebenfalls auf der Rechnung erscheinen. Doch Vorsicht: Das Material muss für die Instandhaltung notwendig sein und der Auftraggeber muss dem Einbau vorher zustimmen. Andernfalls darfst du das Material nicht in Rechnung stellen.

Zuschläge: Eine dringende Reparatur kann nicht warten und du musst am Wochenende oder sogar in der Nacht ausrücken. Hierfür kannst du die üblichen Zuschläge für Nächte, Sonn- und Feiertage auf der Rechnung aufführen.

Was darfst du nicht abrechnen?

Einige Aufwände oder Berechnungen darfst du nicht auflisten, etwa durch dich verschuldeter Mehraufwand, nicht abgesprochene Zusatzleistungen oder Verschleiß an deinem eigenen Werkzeug. Auch deshalb ist es wichtig, deine Rechnung detailliert und transparent ohne versteckte oder unrechtmäßige Kosten zu verfassen. 

Mehraufwand

Wenn durch dein eigenes Verschulden Mehraufwand für dich entsteht, darfst du diesen nicht berechnen.

Beispiel: Auf der Baustelle fällt dir auf, dass du nötiges Werkzeug im Betrieb vergessen hast und du musst nochmal zurückfahren. Den doppelten Fahrtweg und die Zeit muss dein Kunde nicht zahlen.

Auch doppelte Arbeitsstunden darfst du nicht berechnen, wenn der Auftrag verhältnismäßig einfach ist.

Beispiel: Bei einem Auftrag reisen zwei Handwerker an. Allerdings kann die Leistung von einem Handwerker erbracht werden, sodass nur dieser arbeitet. Dann darfst du die Arbeitszeit des zweiten Handwerkers nicht in Rechnung stellen.

Zuschläge für Material

Für deine Arbeitszeit darfst du Zuschläge an Sonn- und Feiertagen und für Nachtschichten verlangen – nicht aber für das Material. Hierfür darfst du nur die tatsächlichen Kosten verlangen.

Kosten für Verwaltung

Du darfst Verwaltung, Büroarbeit, Nebenkosten oder Ähnliches nicht extra berechnen. Der Preis für die Arbeit, die du beim Kunden investierst, sollte die Kosten für deinen Betrieb bereits decken.

Beschädigtes Werkzeug

Während deiner Arbeit geht Werkzeug kaputt oder wird beschädigt. Diese Unkosten darfst du ebenfalls nicht in Rechnung stellen, denn du bist verantwortlich für die Wartung deiner Geräte und trägst das Risiko, dass mal etwas kaputtgehen kann, selbst.

Stundenlohn von Auszubildenden

Die Arbeitszeit von Auszubildenden oder Praktikanten darfst du nicht zum gleichen Lohn abrechnen wie die von ausgebildeten Meistern. Wenn ein Lehrling einen Auftrag erledigt, musst du die Berechnung anpassen und entsprechend auflisten.

So schreibst du eine Rechnung für Privatkunden

Deine Kunden können die Handwerkerrechnung mit der Steuererklärung einreichen und so von der Steuer absetzen. Darum kümmern sie sich selbst – allerdings benötigen sie dafür eine korrekt geschriebene Rechnung. Absetzen kann ein Kunde die Arbeitskosten inkl. Fahrtkosten, Entsorgungskosten und Kleinverbrauchsmittel. Achte daher darauf, dass der Anteil dieser Kosten aus dem Gesamtbetrag hervorgeht. Nicht absetzbar sind dagegen bspw. Materialkosten.

Für den Kunden gilt außerdem: Die Zahlung muss per Überweisung erfolgen, sodass sie für das Finanzamt nachvollziehbar ist. Bei Barzahlungen kann das Finanzamt den Zahlungsweg und Betrag nicht einsehen und erstattet demnach keine Steuern.

Wichtig: die Aufbewahrungspflicht
Für steuerlich absetzbare Rechnungen gilt die Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren. In dieser Zeit darf dein Kunde die Rechnung nicht wegwerfen, wenn er sie von der Steuer absetzt. Daher ist ein Hinweis darauf unbedingt notwendig - für jede Handwerkerrechnung.

Handwerkerrechnung: Vorlage oder Programm?

Im Internet findest du eine Vielzahl an Mustern für Handwerkerrechnungen, die du dir einfach herunterladen kannst.

Die Vorteile von Vorlagen

  1. Sie sind kostenlos.
  2. Sie enthalten die notwendigen Pflichtangaben.
  3. Du kannst deine Angaben individuell einfügen.

Die Nachteile von Vorlagen

  1. Die meisten Vorlagen entsprechen nicht den GoBD-Richtlinien (= Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
  2. Du kannst zwar deine Daten in ein vorhandenes Muster eintragen, jedoch musst du dies für jeden Auftrag manuell machen, alle Leistungen durchgehen und aufschlüsseln.
  3. Eine Gesamtübersicht musst du ebenfalls manuell anlegen und pflegen.
  4. Du musst deine Rechnungen gut sortieren und archivieren, damit du bei Bedarf immer darauf zugreifen kannst.

Wenn eine Rechnung bezahlt wurde, musst du dies manuell eintragen. Bei offenen Rechnungen musst du regelmäßig checken, ob diese bezahlt wurden.

ToolTime: Rechnungen einfach gemacht!

Mit ToolTime erstellst du Handwerkerrechnungen in nur wenigen Klicks. Die Software erledigt deine Büroarbeit fast von allein: Du wählst bei der Rechnung einfach Kunde und Projekt aus – ToolTime übernimmt die Informationen, wie Adresse, Leistungen und vorausgefüllte Textfelder von selbst.

In der Gesamtübersicht siehst du alle Rechnungen und deren Status ein. Verliere nie mehr wichtige Dokumente und spare Zeit in Echtzeit. Klick. Klick. Feierabend!

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