Die Hausmeister-Software für deinen Betrieb

Mit der professionellen Software für Hausmeisterservices von ToolTime erledigst du Angebote, Rechnungen und andere Büroarbeit unkompliziert und einfach mit nur wenigen Klicks.

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Weniger Chaos, mehr Zeit für deinen Hausmeisterservice mit unserem Tool

Als Hausmeister stehen viele unterschiedliche Aufgaben auf deinem Plan, zum Beispiel:

  • Pflege des Gartens
  • Reinigen des Innen- und Außenbereichs
  • kleine handwerkliche Arbeiten
  • Kontrollen und Wartungen
  • Winterdienst
  • organisatorische und verwalterische Aufgaben

Zwischen all den Aufträgen fällt es oft schwer, den Überblick zu behalten. Wenn du deine Termine inklusive aller Informationen auf Papier notierst, ist eine unübersichtliche Zettelwirtschaft vorprogrammiert. Das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern wirkt sich auch auf deine Umsätze aus.

Denn je mehr Zeit du im Büro verbringst, desto weniger bezahlte Zeit verbringen du und dein Team beim Kunden. Mit der Hausmeister -Software und App von ToolTime arbeiten du und dein Team nicht nur beim Kunden sauber und ordentlich, sondern du erledigst auch ohne großen Aufwand die Büroarbeit.

ToolTime vereint für dich und deinen Hausmeister Betrieb: Einsatzplanung, Angebote, Rechnungen, Dokumentation, Arbeitszeiterfassung und Kommunikation in einer Software.

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Hausmeister-Software und App: spare Zeit im Arbeitsalltag

Spare dir frühe Absprachen vor Arbeitsbeginn: Mit unserem Hausmeister-Tool digitalisierst du deine Arbeitsanweisungen, sodass deine Mitarbeiter automatisch alle Informationen zu ihren Einsätzen auf ihr Smartphone erhalten. Die App erfasst beim Einsatz direkt die Zeit und hinterlegt sie in der Software – Stundenzettel aus Papier und manuelles Übertragen in eine Tabelle nach der Arbeit fallen weg.

Mit der Hausmeister-Software und App von ToolTime kannst du im Alltag Zeit und Geld sparen. Die Software für Hausmeisterdienste regelt mit wenigen Klicks ganz einfach deine Ablage und sonstige Organisationsaufgaben. Mit der Software stellst du am Computer deine Hausmeistertätigkeiten übersichtlich dar, legst Kundenprofile an, speicherst Aufträge ab, verteilst Aufgaben an deine Mitarbeiter, versendest Dokumente einfach per Mail und vieles mehr.

Deine Mitarbeiter bekommen ihre täglichen Aufgaben über die Hausmeister-App auf ihr Smartphone. Flexibilität und Effizienz sind das A und O in deinem Alltag und werden dir von ToolTime gesichert.

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Terminplanung mit ToolTime
Anpacken. Mit dem richtigen Werkzeug.
Digitalisiere deinen Betrieb mit der Hausmeister Software und App von ToolTime. Ein, zwei Klicks und das Ding läuft.
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Dein Joballtag – mit und ohne Hausmeister-Software von ToolTime

Ohne ToolTime
Mit
6:30 Uhr
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Ohne ToolTime
Einige Kollegen beginnen ihren Arbeitsalltag direkt beim Kunden, andere starten ihren Tag im Betrieb. Das Briefing mit deinen Mitarbeitern musst du gut koordinieren, damit auch die Kollegen, die schon extern beim Kunden arbeiten, immer gut informiert sind.
Mit
Alle Mitarbeiter erhalten ihre Termine inkl. Kundendaten, Dokumenten und Arbeitsanweisungen auf ihr Smartphone – Rücksprachen entfallen.
10 Uhr
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Ohne ToolTime
Das Telefon klingelt durchgehend. Ein Kunde möchte einen Termin vereinbaren, ein anderer schon wieder ein neues Angebot für die Pflege seines Außenbereiches, zudem hat ein Mitarbeiter Werkzeuge im Lager vergessen und muss zurückkommen – Hektik entsteht.
Mit
Das Telefon klingelt zwar, doch der neue Termin ist schnell beim zuständigen Mitarbeiter eingetragen. Das Angebot für die neue Pflege des Außenbereichs ist blitzschnell erstellt und an den in ToolTime hinterlegten Bestandskunden geschickt.
13 Uhr
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Ohne ToolTime
Du musst deine Mitarbeiter telefonisch daran erinnern, ihre Arbeit zu dokumentieren. Die Bilder von den einzelnen Baustellen kommen zerstreut über WhatsApp und andere Messenger-Dienste im Büro an. Der Arbeitsschein muss unterschrieben werden und später werden die Belege im Büro abgegeben und sortiert.
Mit
Deine Mitarbeiter haben die Daten zu den herzustellenden Objekten und Montageterminen alle an einem Ort in ToolTime. Hier dokumentieren sie auch direkt, wenn sie bei den Kunden fertig sind. Fotos und digitale Unterschriften von Kunden werden innerhalb von wenigen Sekunden ins Büro gesendet und können sofort abgerechnet werden.
16 Uhr
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Ohne ToolTime
Auch nach der Arbeit vor Ort hört der Tag nicht auf. Nun muss noch die Arbeitszeit jedes einzelnen Hausmeisters in eine Exceltabelle eingetragen werden. Dann fällt auf, dass ein Arbeitsbericht aus Papier verloren gegangen ist oder eine Unterschrift fehlt. Der eigentlich bereits erledigte Bürokram muss erneut aufgesetzt werden. Morgen musst du den Kunden wieder kontaktieren, um das Projekt ordentlich abrechnen zu können und du sitzt viel länger als erwartet im Büro.
Mit
Mit ToolTime hat das Team die Arbeitszeit schon während des Tages in der App eingetragen. Dies ist auch sofort in der Desktop-Version einsehbar und kann jederzeit für das Lohnbüro exportiert werden. Die Mitarbeiter fahren nach Hause und können schon alle Termine für den nächsten Tag in der Hausmeister-App von ToolTime einsehen – ganz einfach auf dem Smartphone.

Planen, Dokumentieren und Rechnungen schreiben mit ToolTime – die Hausmeister-Software

Nervige Büroarbeit war gestern. Mit der Hausmeister-Software von ToolTime kannst du ganz einfach den Papierkram abgeben und dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren. Keine Überstunden und keine Zettelwirtschaft, das bringt dir die Hausmeister-Management-Software.

Du kannst ganz einfach Termine, Anfahrt, benötigte Materialien und Auftragsdetails in die Software am Computer eintragen. Diese Daten werden mithilfe der Echtzeitsynchronisation direkt in die Hausmeister-App auf die Smartphones deiner Mitarbeiter übertragen. Diese können sich dann direkt zu den Kunden begeben, ohne lange Besprechungen und doppelte Nachfragen.

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Funktionen der Hausmeister-Software und App

Kundenstamm

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Direkt im System kannst du neue Kunden mit allen wichtigen Kontaktdaten hinzufügen und deinen bestehenden Kundenstamm verwalten. Bereits angelegte Kunden kannst du mit einem Klick zu Projekten und Aufträgen hinzufügen.

Zeiterfassung

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Klick, klick – Feierabend. Durch die integrierte Zeiterfassung in der ToolTime App müssen deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten nicht mehr manuell eingetragen oder eine zusätzliche App verwenden.

Angebote & Rechnungen

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  • Zack, fertig: Erstelle in nur wenigen Augenblicken professionelle Hausmeister-Angebote und Rechnungen mit ToolTime. Greife dabei auf deinen eigenen Material- und Leistungskatalog oder auf angeschlossene Daten von Großhändlern (z.B. per DATANORM Import oder IDS) zu.
  • Du musst deine Rechnungen für öffentliche Auftraggeber in einem elektronischen Format übergeben? Kein Problem. ToolTime unterstützt dich beim Erstellen von E-Rechnungen mit den offiziellen Formaten ZUGFeRD und XRechnung.
  • Ein Kunde hat noch nicht gezahlt? Behalte offene Rechnungen mit ToolTime immer im Blick und erstelle Erinnerungen und Mahnungen für den Kunden – klicken, schicken, fertig.
  • Mithilfe der Exportfunktionen von ToolTime übergibst du am Monatsende deine Rechnungen problemlos digital an deinen Steuerberater.

Digitale Projektordner

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Schaffe Platz und Ordnung im Büro – verabschiede dich von dicken Aktenordnern! Im digitalen Projektordner in ToolTime hinterlegst du alle Termine, Dokumente und Informationen zum Auftrag an einem Ort. Deine Mitarbeiter können einfach von unterwegs auf die hochgeladenen Fotos und Dokumente zugreifen.

Mobile Dokumentation

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In der ToolTime App siehst du alle Details zum Termin. Anstatt alles mühselig auf Papier zu bringen, dokumentierst du bequem auf dem Smartphone. Das geht auch über die Spracheingabe. Fotos können unbegrenzt hinzugefügt und bearbeitet werden. Foto knipsen, Job erledigt!

Digitale Arbeitsscheine & Kundensignatur

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Die Arbeitsscheine werden direkt in der App erstellt, sobald ein Maler seine Arbeit auf dem Smartphone dokumentiert hat. Die Kunden bestätigen die Leistungen mit digitaler Unterschrift und wenige Sekunden später ist alles im Büro, damit der Auftrag abgerechnet werden kann. Aus der vor Ort erstellten digitalen Dokumentation generiert ToolTime automatisch ein schön formatiertes PDF-Dokument. Es enthält alle wichtigen Informationen zum Versenden an deine Kunden.

Finanzübersicht

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Im Dashboard kannst du deinen Umsatz der letzten Monate und deine Gesamteinnahmen einsehen. Außerdem erhältst du hier eine Übersicht über offene Rechnungen und abgeschlossene Angebote.

Übersichtliche Einsatzplanung

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Die Terminplanung erfolgt in ToolTime mit wenigen Klicks. Im Projekt können auszuführende Termine angelegt und Mitarbeitern zugewiesen werden. Steck’ jeden Job in die Tasche: Der Termin erscheint dann automatisch in der Smartphone-App der ausgewählten Mitarbeiter – die ToolTime App ist dein Werkzeug für unterwegs.

Cloud-basierte Hausmeister-Software für Mac & Windows

Die Hausmeister-Software basiert auf einer Cloud – das bedeutet, dass keine Daten verloren gehen, auch wenn der Computer oder das Handy kaputtgehen sollten. Ganz egal, welches Betriebssystem du nutzt, die Software für Hausmeister ist auf Mac- und auf Windows-Computern nutzbar. Genauso handhabt sich das mit Smartphones. Die App können deine Mitarbeiter sowohl auf Apple-, als auch auf Android-Geräte nutzen.

Spare dir zusätzliche Telefonate oder Umwege: Durch die Echtzeit-Synchronisation der Daten sind deine Mitarbeiter stets auf dem aktuellen Stand und haben immer und überall Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen und Informationen. Dadurch erübrigen sich zeitaufwendige, doppelte Nachfragen über das Telefon und unnötige Fahrten, um vergessene Dokumente einzusammeln. Der Arbeitsalltag wird dadurch effizienter und entspannter für den ganzen Betrieb und alle Kunden.

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Darstellung von Projekten  bei ToolTime
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Enrico Ronigkeit
WISAG Gebäudetechnik
"Wir steigern unsere Produktivität durch die Reduzierung des Papieraufwands."
Wisag Mitarbeiter sitzt am Schreibtisch im Büro

Spare Zeit in Echtzeit

Welche Hausmeister-Software kann ich für die mobile Zeiterfassung nutzen?

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Die Hausmeister-Software von ToolTime ist ein komplett digitales Programm mit mobiler App. Durch die einfache Handhabung vom Smartphone startet, pausiert und stoppt jeder Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks seine Stoppuhr – manuelle Zettelwirtschaft und lange Excel-Listen nach Feierabend sind Vergangenheit. Anschließend kannst du alle Einträge an deinem Computer einsehen und nach Zeitraum, Projekt, Mitarbeiter und Abwesenheit filtern.

Kann ich die Hausmeister-App kostenlos testen?

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Gerne zeigen wir dir in einer kostenlosen und unverbindlichen Demo die Funktionen der Hausmeister-App und was mit ToolTime alles möglich ist.

Wie erstelle ich ein digitales Angebot als Hausmeister?

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Mithilfe des Hausmeister-Tools erstellst du ganz einfach in nur wenigen Augenblicken professionelle digitale Angebote. Greife in der Hausmeister-App auf die eigenen Material- und Leistungskataloge zu und füge ohne Probleme die Daten von Großhändlern hinzu. Unser Programm hilft dir beim Kalkulieren deiner Kosten und Erstellen deines rechtskonformen Angebots. Anschließend kannst du das Angebot einfach per Mail versenden – zack, fertig!

Weitere Gewerke

Elektro

Elektro

Mit unserer Handwerkersoftware für deinen Elektrobetrieb planst du deine Einsätze und trägst Arbeitszeiten ein.
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Boden- und Fliesenleger

Erstelle Angebote und erfasse deine Arbeitszeiten mit unserer Fliesenleger Software – schnell und einfach.
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Gebäudereiniger

Hake deine Einsatzplanung und Zeiterfassung als Gebäudereiniger mit unserer Software & App ganz leicht ab.

Sanitär, Heizung und Klima

Mit der SHK Software regelst du alles – und deine Büroarbeit macht sich fast von alleine.
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Hoch-, Tief- und Trockenbau

Hake Planung, Kalkulation und Büroarbeit ganz leicht ab – mit unserer Trockenbau Software.
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Metallbauer und Schlosser

Räume Hindernisse mit unserer Metallbau Software einfach aus dem Weg und spare dir wertvolle Zeit.

Garten- und Landschaftsbau

Minimiere den organisatorischen Aufwand mit unserer Gartenbau App und spare dir so Kopfzerbrechen.

Dachdecker

Aufträge, Angebote und Arbeitszeiten – verwalte alles mit nur einer Dachdecker Software.
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Fensterbauer

Verabschiede dich von nervigem Papierkram mit unserer Fensterbau Software & App.
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Hausmeister

Mit unserer Hausmeister Software hast du alle Informationen in der Cloud griffbereit – immer und überall.

Maler und Lackierer

Erledige mit unserer Malersoftware Angebote, Rechnungen und deine Arbeitszeiterfassung in wenigen Klicks.

Schreiner und Tischler

Erfasse Arbeitszeiten in der Cloud unserer Schreiner Software und erspare dir so stressigen Bürokram.
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Hausmeister-Software von ToolTime: Kostenlos testen!

Du bist unsicher, ob die Hausmeister-Software mit App wirklich etwas für deinen Betrieb ist? Kein Problem: Vereinbare jetzt einen unverbindlichen Demo-Termin und lerne alle Funktionen von ToolTime kennen.
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