Mit dem Finger auf dem Tablet oder mit der Maus im PDF: digitale Unterschriften sind keine Zukunftsmusik mehr. Auch bei ToolTime ist es möglich, digital zu unterschreiben. Du sparst Zeit und Papierkosten, indem du auf das Ausdrucken verzichtest. Wir erklären dir, wann eine digitale Unterschrift rechtsgültig ist und wie du sie in ToolTime nutzt.
In diesem Artikel
Digitale oder elektronische Unterschrift – was ist der Unterschied?
Die Begriffe digitale oder elektronische Unterschrift bzw. Signatur werden heutzutage größtenteils synonym verwendet. Dennoch gibt es einige Unterschiede:
Digitale Unterschrift/Signatur
- Begriff aus der Informatik & Kryptografie
- spezielles mathematisches Verfahren
- kann neben der „persönlichen Unterschrift“ auch andere Arten der Identifikation bedeuten
Elektronische Unterschrift/Signatur
- von der Europäischen Kommission verwendeter, rechtlicher Begriff
- kein bestimmtes mathematisches Verfahren
- umfasst alle Möglichkeiten einer elektronischen Signatur
- meint speziell die „persönliche Unterschrift“
Auch wir verwenden beide Begriff, also „digitale Unterschrift“ (bzw. „Signatur“) und „elektronische Unterschrift“, im Folgenden synonym.
Digital unterschreiben: deine Vorteile
Du erhältst ein Paket und unterschreibst einfach mit dem Finger auf dem Scangerät des Zustellers. Auch Dokumente signierst du mit der Maus am PC. Eine digitale Unterschrift ist heutzutage in Programmen wie Adobe sowie auf dem Tablet oder Handy in der Regel rechtsgültig.
Digitale Unterschriften, die rechtskräftig sind, kannst du heutzutage auch für deine Arbeit im Büro nutzen – beispielsweise mit ToolTime. Die Vorteile:
- Du sparst Zeit
Viele Betriebe verschicken oder erhalten Dokumente noch als Brief – der Postweg dauert mindestens ein paar Tage. Oder du bekommst das Dokument per Mail, musst es ausdrucken, unterschreiben und wieder einscannen. Wenn du dies öfter machst, kommt einiges an Arbeitszeit zusammen, die dir für wichtige Dinge fehlt. Mit einer digitalen Unterschrift erledigst du alles direkt am PC mit nur wenigen Klicks. - Du sparst Papier(-chaos)
Zum einen ist die digitale Unterschrift umweltfreundlicher, denn du sparst Papier – und dadurch sogar Papierkosten. Zum anderen wird die Zettelwirtschaft sehr schnell unübersichtlich. Wo war noch gleich der Arbeitsbericht aus Papier? Du musst dich durch einige Papierstapel wühlen und verlierst wieder Zeit – schlimmstenfalls gehen wichtige Dokumente sogar verloren. Mit einer digitalen Software machst du Schluss mit Papierchaos.
Warum also nicht die handschriftliche Unterschrift durch die digitale ersetzen? Damit die digitale Unterschrift rechtsgültig ist, solltest du ein paar Sachen wissen.
Rechtliche Grundlagen in Deutschland
Damit eine elektronische Signatur rechtsgültig ist, gibt es verschiedene Vorschriften. In Deutschland sind diese im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), im Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) und im Vertrauensdienstegesetz (VDG) festgehalten. Seit 2016 regelt die eIDAS-Verordnung EU-weit, wann und wie digitale Unterschriften gültig sind.
Arten der digitalen Unterschrift
Damit eine elektronische Unterschrift auf offiziellen Dokumenten gültig ist, muss sie:
- dem Unterschreibenden zugeordnet werden können
- fälschungssicher sein
- nachvollziehbar sein
Es gibt verschiedene Arten von digitalen Unterschriften, die je nach Anforderung unterschiedliche Standards erfüllen müssen. Die eIDAS-Verordnung unterscheidet zwischen drei verschiedenen Signaturen:
- Einfach elektronische Signatur (EES)
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Einfach elektronische Signatur (EES)
- Englisch: Simple electronic signature (SES)
- Identifikation notwendig: X
- Informelle Dokumente: ✓
- Verträge ohne Formvorschrift: ✓
- Verträge, für die das Gesetz die Schriftform vorgibt: ✓
- Art der Unterschrift: Eingescannte Unterschrift, Häkchen auf einer Website, E-Mail-Signatur o.ä.
- Gleichwertig mit Handschrift: X
- Beweiskraft: Gering
- Beispiel: Interne Schreiben, Rundschreiben etc.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
- Englisch: Advanced electronic signature (AES)
- Identifikation notwendig: ✓ (kann nachträglich passieren)
- Informelle Dokumente: X
- Verträge ohne Formvorschrift: ✓
- Verträge, für die das Gesetz die Schriftform vorgibt: ✓
- Art der Unterschrift: Unterschrift am PC oder Handy ohne Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Gleichwertig mit Handschrift: X
- Beweiskraft: Hoch
- Beispiel: Bestimmte Verträge, Angebote oder Rechnungen
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
- Englisch: Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
- Identifikation notwendig: ✓ (muss vor der Unterschrift geschehen)
- Informelle Dokumente: X
- Verträge ohne Formvorschrift: X
- Verträge, für die das Gesetz die Schriftform vorgibt: ✓
- Art der Unterschrift: Unterschrift am PC oder Handy mit Zwei-Faktor-Authentifizierung*
- Gleichwertig mit Handschrift: ✓
- Beweiskraft: Maximal
- Beispiel: Beurkundungen, Testamente, Patientenverfügungen
*Mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung wird der Unterschreibende in zwei Schritten authentifiziert. Das können Kennwörter, Codes per E-Mail/SMS oder auch der Personalausweis sein. Der Unterschreibende muss dann beispielsweise zweimal ein Kennwort eingeben, oder eine Kombination aus zwei verschiedenen Methoden (etwa Kennwort und Code) anwenden.
Digitale Unterschrift – rechtsgültig mit ToolTime
ToolTime ist die Software für Handwerker: Mit dem Programm erledigt sich deine Büroarbeit fast von allein. Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Arbeit auf der Baustelle dokumentieren – und das alles online. Verliere nie wieder Dokumente aus Papier. Weniger Papierkram, mehr Zeit für deinen Betrieb.
Das digitale Programm besteht aus einer Bürosoftware für den Computer und aus einer App, die sich jeder Mitarbeiter auf sein Smartphone lädt. ToolTime vereint zuverlässig und mit einer sehr einfachen Benutzeroberfläche alles an einem Ort, wofür du zuvor verschiedene Programme und zusätzliche analoge Dokumente benötigt hast, etwa Terminkalender, Zeiterfassung, Dokumentation der Arbeit und eine Finanzübersicht.
Mit ToolTime erstellt dein Mitarbeiter direkt in der App digitale Arbeitsscheine: Sobald er seine Arbeit auf dem Smartphone dokumentiert hat, kann der Kunde die dokumentierte Leistungen mit digitaler Unterschrift rechtssicher bestätigen.
Um die Unterschrift einem Kunden zuordnen zu können, kannst du zusätzlich den Namen des Unterschreibenden in der App eintippen. Um Fälschungen zu vermeiden, kann der Mitarbeiter vor Ort die Unterschrift anhand eines Ausweisdokuments kontrollieren.
Wenige Sekunden später ist alles sofort im Büro, damit der Auftrag abgerechnet werden kann. Aus der vor Ort erstellten digitalen Dokumentation generiert ToolTime automatisch ein schön formatiertes PDF-Dokument. Es enthält alle wichtigen Informationen zum Versenden an deine Kunden.
Wenn du dir unsicher bist, ob deine digitale Unterschrift rechtsgültig ist, empfehlen wir dir eine Software, die dies unterstützt. ToolTime bietet dir nicht nur rechtssicheres Unterschreiben von Arbeitsscheinen, sondern entspricht auch sonst allen gängigen rechtlichen Standards.
Vereinbare jetzt einen kostenlosen und unverbindlichen Demo-Termin. Unsere Handwerkersoftware ist für alle Handwerksbetriebe geeignet – egal ob Sanitär, Heizung und Klima oder Elektriker. Gerne beraten wir dich und beantworten dir alle offenen Fragen.
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