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Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – einfach erklärt

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt seit 2019 für alle Arbeitgeber in der EU. Das bedeutet, dass auch eine Zeiterfassung im Handwerk für alle Beschäftigungsarten verpflichtend ist. Wir erklären dir, worauf du achten musst und wie du deine Aufwände mit einer digitalen Zeiterfassung gering hältst.

In diesem Artikel

Ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht für alle Arbeitsverhältnisse – und zwar in der ganzen EU. Das entschied der EuGH im Jahr 2019. Seit 2022 ist dieses Gesetz nun auch in Deutschland wirksam. Das heißt: Der Arbeitnehmer muss seine Arbeitszeit erfassen, der Arbeitgeber muss dafür ein entsprechendes System bereitstellen. Der Grund: Rechte der Arbeitnehmer sollten noch besser geschützt werden – etwa bei Überstunden, Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen.

Arbeitsrecht in Deutschland
  1. Ein Arbeitnehmer darf am Tag nur höchstens 8 Stunden arbeiten. 10 Stunden sind möglich, wenn die durchschnittliche, tägliche Arbeitszeit innerhalb eines halben Jahres 8 Stunden beträgt.
  2. Ab einer täglichen Arbeitszeit von 6 Stunden muss ein Arbeitnehmer mindestens 30 Minuten Pause machen. Ab 9 Stunden sind es mindestens 45 Minuten.
  3. Schon vorher musste der Arbeitgeber Überstunden und Arbeiten an Sonn- und Feiertagen erfassen. Dies gilt zum Schutz der Arbeitnehmer, denn bei Mehrarbeit oder Arbeit an Ruhetagen steht diesen ein Ausgleich zu. Nach dem neuen Gesetz zur Arbeitszeiterfassung müssen Arbeitgeber in Deutschland nun die vollständige Arbeitszeit dokumentieren.

Für viele Gewerbe ist diese Zeiterfassung der Arbeitszeit nicht neu. Nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) und dem Mindestlohngesetz (MiLoG) war es schon vorher Pflicht, die Arbeitszeiten für bestimmte Branchen oder Beschäftigungen zu erfassen und zu dokumentieren.

Was passiert, wenn die Zeiten nicht richtig erfasst werden?

Zum einen ist die korrekte Zeiterfassung deiner Mitarbeiter wichtig für deinen Betrieb: Wenn du Projektstunden genau erfasst, kannst du deine Arbeit zukünftig viel besser planen.

Zum anderen ist die EU-Richtlinie zur Arbeitszeiterfassung seit 2019 Gesetz und die Arbeitszeitnachweise seit 2022 auch in Deutschland Pflicht. Das heißt, dass du dich zukünftig strafbar machst, wenn du die Zeiten deiner Mitarbeiter nicht sorgfältig dokumentierst und aufbewahrst – etwa per Stundenzettel.

Gerade im Baugewerbe kann es vorkommen, dass du vom Zoll kontrolliert wirst. Dieser kann im Zuge des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) Einsicht in Arbeitszeiterfassungen verlangen.

Was ist ein Stundenzettel?

Ein Stundenzettel ist der Nachweis der Arbeitszeit deiner Mitarbeiter. Dieser ist im Handwerk immer noch weitverbreitet. Er dient der Rechnungsstellung über die erbrachten Leistungen beim Kunden, aber auch der Lohnabrechnung. Üblicherweise füllen die Mitarbeiter ihren Stundenzettel selbst aus. Dafür stellst du ihnen meist einen Zettel aus Papier zur Verfügung, den deine Mitarbeiter nach getaner Arbeit wieder bei dir abgeben. Eine Unterschriftenpflicht gibt es übrigens nicht.

Natürlich sind Stundenzettel auf Papier gültig, aber sehr anfällig für Fehler. Viel einfacher und schneller geht es digital. Setzte bereits jetzt auf digitale Stundenzettel und erspar dir den undurchsichtigen Papierkram. Mehr dazu weiter unten.

Wie muss ein Stundenzettel aussehen?

Der Stundenzettel muss einige Informationen enthalten, um die Stundenerfassung korrekt darzustellen. Manche sind umfangreicher (etwa wenn ein Nachweis über Material verpflichtend ist), andere benötigen nur die Grundinformationen. Das sind:

  • Der Name des Mitarbeiters
  • Datum der geleisteten Stunden
  • Ort
  • Auftraggeber (Chef oder Unternehmen)
  • Arbeitsbeginn und -ende
  • Pausen
  • Gesamtarbeitszeit

Aufbewahrungspflicht: Welche Fristen gelten für Stundenzettel?

Für viele Dokumente, Unterlagen und Daten gelten nach dem Arbeits- sowie Steuer- und Sozialversicherungsrecht Fristen für die Aufbewahrung. Innerhalb dieser Zeiten muss der Arbeitgeber immer Zugriff haben.

Folgende Fristen gelten im deutschsprachigen bzw. DACH-Raum:
  • Deutschland: 2 Jahre
  • Österreich: 1 Jahr
  • Schweiz: 5 Jahre

Digitale Zeiterfassung im Handwerk mit ToolTime

ToolTime beinhaltet die Lösung für die elektronische und mobile Zeiterfassung im Handwerk. Durch die integrierte Zeiterfassung in der ToolTime App müssen deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten nicht mehr manuell eingetragen oder eine zusätzliche App verwenden.

Du musst also kein weiteres System zur Arbeitszeiterfassung für deine Mitarbeiter bereitstellen und deine Mitarbeiter können auf Stundenzettel verzichten.

Was ist ToolTime?

Mit ToolTime erledigt sich deine Büroarbeit fast von allein. Das Programm besteht aus einer Software für dein Büro und einer mobilen App für deine Mitarbeiter. Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Arbeit auf der Baustelle dokumentieren – und das alles online. Verliere nie wieder Dokumente aus Papier. Weniger Papierkram – mehr Zeit für deinen Betrieb.

Zeiterfassung per App

Stundenzettel aus Papier bringen einige Nachteile mit sich, denn sie:

  • verursachen Papierkosten
  • sind nicht nachhaltig (außer es handelt sich um Recyclingpapier)
  • führen bei großer Anzahl zu unübersichtlichem Papierchaos
  • müssen alle innerhalb der Aufbewahrungsfristen irgendwo gelagert werden
  • zehren an deiner Arbeitszeit: Du musst sie ausdrucken, aushändigen, sortieren und abheften
  • gehen schlimmstenfalls sogar verloren
Zeiterfassung per App mit ToolTime
Mit der ToolTime App erfassen deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeit mit nur wenigen Klicks

ToolTime ist gleichzeitig Arbeitszeit-App und Stundenzettel-App. Zum einen erfassen deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeit schnell mit wenigen Klicks:

  • Stoppuhr starten, pausieren oder beenden
  • Arbeitszeit oder Pausen ganz einfach nachtragen

Zum anderen musst du dich nicht mehr mit Stundenzetteln aus Papier und ihrer Aufbewahrung herumschlagen. ToolTime speichert die Daten online – DSGVO- und GoBD-konform. Das spart wertvolle Zeit, die du in wichtige Dinge stecken kannst. Keine Zettelwirtschaft und kein langes Suchen mehr.

ToolTime: Die Zeiterfassungs-App fürs Handwerk

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