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Handwerker arbeitet auf Laptop in Werkstatt

Abschlagszahlungen im Handwerk: So geht’s

Denise Zschäpe

Handwerker können schon vor einer erbrachten Leistung eine Rechnung stellen – ganz legal und rechtssicher. Dies ist von Vorteil, wenn du bei höheren Summen nicht vollkommen in Vorkasse gehen willst. Wie du eine sogenannte Abschlagsrechnung als Handwerker ganz einfach digital erstellst, erklären wir dir in diesem Artikel.

Inhalt


Was sind Abschlagsrechnungen für Handwerker?

Im Handwerk ist es üblich, schon vor der Schlussrechnung Leistungen abzurechnen. Dies kannst du entweder als Teil- oder als Abschlagsrechnung (auch: Akontorechnung) machen.

Unterschied Abschlagsrechnung und Teilrechnung
Teilrechnungen werden für erbrachte Leistungen gestellt. Bei Abschlagsrechnungen im Bau stellst du schon vor einer erbrachten Leistung und deren Abnahme eine Rechnung, etwa für einen Teil der Materialkosten.

Normalerweise gehst du als Handwerker in Vorkasse. Das heißt, du bekommst das Geld für die Materialien und die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter erst, nachdem du den Auftrag abgeschlossen hast. Abschlagsrechnungen sind dafür da, deine Liquidität zu sichern – also Geld hereinzubringen, bevor du Leistungen erbracht hast.


Wann darf ich Abschlagsrechnungen stellen?

Nach dem BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) dürfen Handwerker grundsätzlich Abschlagsrechnungen stellen – auch ohne dies explizit mit dem Kunden vereinbart zu haben. Um Ärger auf beiden Seiten zu vermeiden, kannst du deinen Kunden aber darauf vorbereiten, wann und in welcher Höhe die Abschlagszahlungen fällig werden.

Wie hoch darf der Abschlag sein?
Den Abschlag darfst du nicht beliebig festlegen. Er orientiert sich am Wertzuwachs, den der Kunde durch die entsprechende Leistung erhält.

Anders sieht es oft bei großen oder öffentlichen Auftraggebern aus. Hier solltest du die Verträge genau prüfen, ob Abschlagsrechnungen explizit ausgeschlossen werden – das ist häufig der Fall.

Du arbeitest oft mit Aufträgen großer oder öffentlicher Auftraggeber?
Dann hast du es häufig mit GAEB-Dateien zu tun. Bei Großaufträgen verschicken Auftraggeber Ausschreibungen für verschiedene Gewerke im GAEB-Format. In diese trägst du die Preise für deine Teilleistung ein. ToolTime ist mit einer GAEB-Schnittstelle für GAEB DA XML und die Austauschphasen .X83 und .X84 ausgestattet, die es dir leicht macht, diese Dateien zu verarbeiten. Jetzt lesen: Alle Schnittstellen von ToolTime

Abschlagszahlungen im Handwerk: Diese Möglichkeiten hast du

Nach der VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) unterscheidet man bei Abschlagsrechnungen zwischen zwei verschiedenen Arten: pauschal und kumulativ (auch: kumuliert).

Kumulierte Rechnungen sind also solche, die in aufeinander folgenden Rechnungen die vorherigen Abschläge ausweisen und so den Baufortschritt anzeigen. Das bedeutet: Du weist auf der Rechnung jede bisherige Position auf inkl. Gesamtbetrag. Die bereits in Rechnung gestellten Leistungen bzw. Kosten verrechnest du am Ende, sodass der ausstehende Betrag für den Auftraggeber klar wird.

Pauschale Rechnungen dagegen sind oft etwas einfacher: Sie weisen immer nur den aktuell geforderten Betrag aus. Sie sind zwar als Abschlagsrechnung ausgewiesen, gleichen aber ansonsten normalen (Schluss-)Rechnungen. Jede Rechnung ist also einfach und mit einer einheitlichen Vorlage in nur wenigen Klicks erstellbar.

Abschlagsrechnung nach VOB
Das BGB gibt vor, dass Handwerker Abschlagsrechnungen stellen dürfen. Die VOB ist ergänzend dazu noch detaillierter. Wollen Handwerker oder Auftraggeber sich darauf berufen, muss dies explizit im Vertrag vermerkt werden.


Abschlagszahlung für Handwerker: Beispiel

Um eine Abschlagsrechnung richtig zu schreiben, musst du wie bei einer Schlussrechnung einige Dinge ausweisen:

  • Name, Adresse, ggf. Firma von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
  • Rechnungsdatum
  • Leistungszeitraum
  • Bei mehreren Abschlagsrechnungen erhält jede Rechnung eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer
  • Rechnungsbetrag in Brutto und Netto
  • Mehrwertsteuer
  • Frist zur Zahlung
  • Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identnummer des Rechnungsstellers
  • Bankverbindung des Zahlungsempfängers (Rechnungssteller)

Angebote und Rechnungen schreiben – digital in nur wenigen Klicks mit ToolTime

In ToolTime erstellst du mit nur wenigen Klicks Angebote und Rechnungen und verschickst sie anschließend per Mail.

ToolTime ist die Cloudsoftware für Handwerkerbetriebe. Mit ihr erledigt sich deine Büroarbeit fast von alleine. Erfasse Arbeitszeiten, dokumentiere die Arbeit auf der Baustelle und plane Baustelleneinsätze im übersichtlichen Terminkalender. Das Programm besteht aus einer Bürosoftware und einer mobilen App für das Smartphone. Damit greifen deine Mitarbeiter von unterwegs auf alle wichtigen Informationen zu.


Nützliche Funktionen und Schnittstellen erleichtern dir die Rechnungsstellung, sodass du wertvolle Zeit sparst:

  • Verknüpfe dich per IDS und DATANORM direkt mit den Katalogen oder den Online-Shops von Großhändlern.
  • Übernimm Daten wie Kundenstamm, Leistungen und Materialkosten automatisch in deine Dokumente.
  • Nutze das vorgefertigte Muster für Abschlagsrechnungen, um deine Bauleistung oder das Handwerk abzurechnen.
  • Exportiere E-Rechnungen für öffentliche Auftraggeber in den offiziellen Formaten ZUGFeRD und XRechnung.
  • Behalte in der Übersicht im Blick, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden und welche Rechnungen offen sind.
  • Erstelle schnell und einfach Mahnungen und Zahlungserinnerungen.
  • Übergib am Monatsende deine Rechnungen digital, rechtssicher und GoBD-konform per DATEV-Export an deinen Steuerberater.

5 Tipps: So sparst du Zeit im Handwerk – jetzt lesen!

Abschlagsrechnungen mit ToolTime erstellen

Mit ToolTime schreibst du ganz einfach Abschlags- und die dazugehörigen Schlussrechnungen. Dafür musst du zunächst ein Projekt, idealerweise mit einem bereits vorhandenen Angebot, auswählen. Als Rechnungsart wählst du „Abschlagsrechnung“ und erhältst die Abschlagszahlung (bzw. Akontorechnung) für Handwerker als Vorlage. Füge den Abschlag über eine Position mit der Art „Sonstiges“ und der Einheit „Pauschal“ hinzu.

Beispiel einer Abschlussrechnung in ToolTime
Abschlagszahlung für Handwerker: Beispiel aus ToolTime

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