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Marius Stäcker hält Handy mit Zeiterfassung in ToolTime

5 digitale Tipps, mit denen du im Handwerk Zeit sparst

Marius Stäcker

Datenverwaltung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen leicht gemacht: Mit einer Bürosoftware für das Handwerk sparst du nachhaltig enorm Zeit. Du arbeitest effizienter und musst dir nicht mehr den Kopf wegen mühseliger, manueller Prozesse zerbrechen. Verbringe weniger Stunden im Büro, die du stattdessen in deine Aufträge stecken kannst. Wir geben dir 5 konkrete Tipps für eine effiziente Arbeitsorganisation als Handwerker.

Inhalt

5 Tipps: So sparst du Zeit im Handwerk

Die Digitalisierung im Handwerk wirkt sich langfristig positiv auf die Prozesse in deinem Unternehmen aus. Du und deine Mitarbeiter arbeiten effizienter und können ihre Stunden in Kundenaufträge stecken. CEO und Geschäftsführer von ToolTime, Marius, erzählt im Podcast „Workerscast“ mit Jörg Mosler, wie Handwerksbetriebe bis zu 30 % Zeit sparen können. Wir zeigen dir im Folgenden seine 5 Tipps.

1. Lege Dateien und Dokumente in der Cloud ab

Du speicherst deine Dateien und Dokumente auf deinem Computer im Büro ab oder arbeitest mit Papier und Ordnern im Schrank? In einer Cloudsoftware wie ToolTime sammelst du alle Dokumente an einem Ort und online, unabhängig von deinem Computer. Eine Cloud-Lösung für das Handwerk hat zahlreiche Vorteile:

  • Du kannst die Daten von überall einsehen, entweder am Computer, Tablet oder am Smartphone.
  • Statt viele verschiedene Apps und Messenger oder analoge Ordner zu nutzen, verwaltest du alles in nur einer Cloud-Software.
  • Auch wenn mal das Internet ausfällt, erfasst ToolTime alle gespicherten Daten und synchronisiert diese mit der Cloud, sobald die Internetverbindung wieder steht.
  • Du sparst dir Kommunikationswege und Briefings, denn deine Mitarbeiter greifen problemlos vom Handy auf alle relevanten Informationen zu.
  • Deine Mitarbeiter dokumentieren und erfassen ihre Arbeit direkt am Smartphone und speichern diese in der Cloud ab.
  • Die Daten sind nicht weg, wenn der Computer oder das Handy kaputtgehen.
  • Verzichte auf unnötige Zettelwirtschaft und verliere keine Papierdokumente.
  • Spare dir lange Suchen in dicken Ordnern voller Unterlagen: Suche in der Cloud mit nur wenigen Klicks nach Dateien.
Beispiel
Dein Mitarbeiter ist auf der Baustelle und fragt nach dem Schaltplan einer Anlage. Da du ihn in der Software bereits im Projekt hinterlegt hast, kann der Mitarbeiter auf seinem Smartphone direkt darauf zugreifen. Dein Mitarbeiter spart sich den Weg zurück ins Büro und muss seine Arbeit nicht unterbrechen.

2. Importiere Materialkataloge direkt vom Handel

Du erstellst ein Angebot – nun musst du noch kalkulieren, was dich die einzelnen Materialien im Einkauf kosten. Die Materialkataloge der Großhändler sind dicke Wälzer. Du schlägst jeden Preis einzeln nach und kalkulierst dein Angebot daraufhin selbst. Bei umfangreichen Angeboten oder einem großen Materialsortiment kostet dich dies viel Zeit.

Mit dem Dateiformat DATANORM stellen Großhändler ihre Materialkataloge und Preise digital zur Verfügung. Die entsprechende Schnittstelle in Programmen sorgt dafür, dass du diese ganz einfach importieren kannst.

DATANORM
DATANORM ist das gängigste Dateiformat im Handwerk für den Datenaustausch von Artikelstammdaten, etwa in Form von Produktkatalogen mit Preisen. Mit der Schnittstelle für DATANORM überträgst du Daten zwischen Hersteller, Fachgroßhandel und Handwerksbetrieb unkompliziert und einfach in ToolTime. Jetzt lesen: Schnittstellen von Handwerker-Software


ToolTime verfügt über ein Rechnungsprogramm, das mit DATANORM kompatibel ist. Der Vorteil: Wenn du eine Preiskalkulation für ein Angebot im Handwerk machst, hast du alle Materialien und Preise bereits vorliegen. Diese kannst du automatisch in deinem Angebot einbeziehen und deine Kosten direkt kalkulieren lassen, inkl. möglicher Rabatte, die du von deinem Großhandel bekommst.

3. Erhalte tagesaktuelle Preise und bestelle direkt beim Großhändler

Darüber hinaus kannst du dich mit der IDS-Schnittstelle direkt mit den Online-Shops von handwerklichen Großhändlern vernetzen.

IDS-Connect
Die Schnittstelle IDS-Connect ist eine der wichtigsten für Handwerksbetriebe und Handwerker-Softwares. IDS-Connect ermöglicht dir den direkten Zugang zu Großhändlern und aktuellen Preise sowie Verfügbarkeiten. Mit dieser Schnittstelle tauschst du erstellte Warenkörbe mit dem Großhandelsshop direkt in ToolTime aus. Sie wird von den meisten Großhändlern unterstützt.


Das bedeutet: Bei der Angebotserstellung importierst du vorhandene Artikel mit den entsprechenden Preisen vom Großhändler direkt in dein Angebot – mit nur wenigen Klicks. Gerade in Zeiten, in denen die Preise stark schwanken, erleichtert der Zugriff auf tagesaktuelle Preise und Bestände den Arbeitsalltag. Damit kalkulierst du deine Angebote viel genauer.

In ToolTime kannst du bei Bedarf die Bestellung dieser Artikel direkt aus dem Programm auslösen, sobald dein Kunde das Angebot angenommen hat.

Es geht auch andersherum: Wenn du mit ToolTime ein Angebot erstellst und die einzelnen Materialien vermerkst, kannst du dies über die Schnittstelle an den Großhandel schicken und deinen Warenkorb mit den entsprechenden Positionen automatisch füllen. Dann noch innerhalb weniger Klicks bestellen – fertig!

Das geht nicht nur schneller als manuelles Eintragen, sondern ist auch noch weniger fehleranfällig, denn dir kommen kaum Informationen abhanden.

„Dass ich auf alle Daten, wie Angebote, Rechnungen, Skizzen und Fotos, zentral zugreifen kann, spart eine Menge Kopfschmerzen und Ärger.“

– Marius Stäcker über ToolTime, die Branchensoftware fürs Handwerk
(Folge auf Spotify hören)

4. Stundenzettel, Arbeitsscheine, Arbeitszeiterfassung: alles digital und papierlos

Dein Mitarbeiter hat seine Arbeit beim Kunden erledigt. Am Ende unterschreibt der Kunde auf einem Rapportzettel Dann geschieht das: Auf dem Weg ins Büro geht der Zettel verloren. Das betrifft ca. 10-15 % aller analogen Stundenzettel im Handwerk. Schlimmstenfalls fehlt dir der Nachweis über die erbrachten Leistungen und du kannst diese nicht abrechnen.

In ToolTime siehst du immer, für welche Termine dir noch Stundenzettel fehlen:

  • Du sparst Zeit, weil du bei deinen Mitarbeitern nicht mehr nachfragen und die Stunden nicht mehr manuell nachtragen musst.
  • Dir gehen keine Einnahmen durch verlorene Stundenzettel durch die Lappen.
DATANORM
Übrigens können deine Mitarbeiter mit der digitalen, mobilen Zeiterfassung für das Handwerk ganz einfach unterwegs ihre Stoppuhr starten, pausieren oder beenden. Die Arbeitszeit wird automatisch in der ToolTime-App gespeichert und an die Software im Büro übertragen.


Auch digitale Arbeitsscheine erstellst du ganz einfach mit ToolTime. Im Termin werden alle Positionen automatisch aus dem Angebot übernommen. Sobald der Termin vom Mitarbeiter dokumentiert ist, generiert ToolTime ein schön formatiertes PDF-Dokument. Dadurch passieren weniger Fehler und du sparst dir zusätzliche Kommunikationswege.

5. Nutze eine einfache Softwarelösung für GAEB-Dateien

Wenn du viel mit größeren oder öffentlichen Angebotsausschreibungen arbeitest, wirst du häufig mit GAEB-Dateien konfrontiert. Diese Dateien stellen viele Betriebe allerdings vor eine Herausforderung, da eine spezielle Schnittstelle zur Verarbeitung notwendig ist.

GAEB-Schnittstelle
Die Schnittstelle ermöglicht den schnellen elektronischen Austausch von GAEB-Dateien für Ausschreibungen und ist in der Branche ein weitverbreitetes Format. Handwerksbetriebe geben dort die Preise für ihre Teilleistung an. ToolTime bietet eine Schnittstelle für GAEB DA XML und die Austauschphasen .X83 und .X84.


Mit einer Softwarelösung kannst du GAEB-Dateien ganz einfach bearbeiten und dein individuelles Preisangebot abgeben. In ToolTime importierst du mit der GAEB-Schnittstelle Angebotsaufforderungen von großen oder öffentlichen Auftraggebern und exportierst anschließend die Angebotsabgaben. Darüber nimmst du ganz offiziell und einfach an vielen öffentlichen Ausschreibungen teil.

Tipps umsetzen mit ToolTime – die Bürosoftware für das Handwerk

Mach’ deinen Betrieb noch effizienter und treibe die Digitalisierung deines Handwerkbetriebs voran: Spare Zeit und Geld mit ToolTime, die Handwerker-Software mit Cloud. Mit dem Programm erledigt sich deine Büroarbeit fast von allein:

DATANORM
Das digitale Programm besteht aus einer Bürosoftware für den Computer und aus einer App, die sich jeder Mitarbeiter auf sein Smartphone lädt. Minimiere Fehler, spare dir Kommunikationswege, verliere nie wieder wichtige Dokumente – und das alles mit nur wenigen Klicks.

ToolTime verfügt über viele nützliche Funktionen und Schnittstellen. Wofür du gestern noch viele verschiedene Dokumente aus Papier, Apps oder Excel-Tabellen genutzt hast, benötigst du heute nur noch eine einzige Software.

Die Software mit Rechnungsprogramm ist sowohl für Kleinunternehmer als auch für große Betriebe geeignet. Vereinbare jetzt einen kostenlosen, unverbindlichen Demo-Termin und spare Zeit bei der Büroarbeit!

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