Handwerker können schon vor einer erbrachten Leistung eine Rechnung stellen – ganz legal und rechtssicher. Dies ist von Vorteil, wenn du bei höheren Summen nicht vollkommen in Vorkasse gehen willst. Wie du eine sogenannte Abschlagsrechnung als Handwerker ganz einfach digital erstellst, erklären wir dir in diesem Artikel.
Inhalt
Was sind Abschlagsrechnungen für Handwerker?
Im Handwerk ist es üblich, schon vor der Schlussrechnung Leistungen abzurechnen. Dies kannst du entweder als Teil- oder als Abschlagsrechnung (auch: Akontorechnung) machen.
Normalerweise gehst du als Handwerker in Vorkasse. Das heißt, du bekommst das Geld für die Materialien und die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter erst, nachdem du den Auftrag abgeschlossen hast. Abschlagsrechnungen sind dafür da, deine Liquidität zu sichern – also Geld hereinzubringen, bevor du Leistungen erbracht hast.
Wann darf ich Abschlagsrechnungen stellen?
Nach dem BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) dürfen Handwerker grundsätzlich Abschlagsrechnungen stellen – auch ohne dies explizit mit dem Kunden vereinbart zu haben. Um Ärger auf beiden Seiten zu vermeiden, kannst du deinen Kunden aber darauf vorbereiten, wann und in welcher Höhe die Abschlagszahlungen fällig werden.
Anders sieht es oft bei großen oder öffentlichen Auftraggebern aus. Hier solltest du die Verträge genau prüfen, ob Abschlagsrechnungen explizit ausgeschlossen werden – das ist häufig der Fall.
Abschlagszahlungen im Handwerk: Diese Möglichkeiten hast du
Nach der VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) unterscheidet man bei Abschlagsrechnungen zwischen zwei verschiedenen Arten: pauschal und kumulativ (auch: kumuliert).
Kumulierte Rechnungen sind also solche, die in aufeinander folgenden Rechnungen die vorherigen Abschläge ausweisen und so den Baufortschritt anzeigen. Das bedeutet: Du weist auf der Rechnung jede bisherige Position auf inkl. Gesamtbetrag. Die bereits in Rechnung gestellten Leistungen bzw. Kosten verrechnest du am Ende, sodass der ausstehende Betrag für den Auftraggeber klar wird.
Pauschale Rechnungen dagegen sind oft etwas einfacher: Sie weisen immer nur den aktuell geforderten Betrag aus. Sie sind zwar als Abschlagsrechnung ausgewiesen, gleichen aber ansonsten normalen (Schluss-)Rechnungen. Jede Rechnung ist also einfach und mit einer einheitlichen Vorlage in nur wenigen Klicks erstellbar.
Abschlagszahlung für Handwerker: Beispiel
Um eine Abschlagsrechnung richtig zu schreiben, musst du wie bei einer Schlussrechnung einige Dinge ausweisen:
- Name, Adresse, ggf. Firma von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
- Rechnungsdatum
- Leistungszeitraum
- Bei mehreren Abschlagsrechnungen erhält jede Rechnung eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer
- Rechnungsbetrag in Brutto und Netto
- Mehrwertsteuer
- Frist zur Zahlung
- Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identnummer des Rechnungsstellers
- Bankverbindung des Zahlungsempfängers (Rechnungssteller)
Angebote und Rechnungen schreiben – digital in nur wenigen Klicks mit ToolTime
In ToolTime erstellst du mit nur wenigen Klicks Angebote und Rechnungen und verschickst sie anschließend per Mail – egal, ob für Maler, Gebäudereiniger oder SHK.
Nützliche Funktionen und Schnittstellen erleichtern dir die Rechnungsstellung, sodass du wertvolle Zeit sparst:
- Verknüpfe dich per IDS und DATANORM direkt mit den Katalogen oder den Online-Shops von Großhändlern.
- Übernimm Daten wie Kundenstamm, Leistungen und Materialkosten automatisch in deine Dokumente.
- Nutze das vorgefertigte Muster für Abschlagsrechnungen, um deine Bauleistung oder das Handwerk abzurechnen.
- Exportiere E-Rechnungen für öffentliche Auftraggeber in den offiziellen Formaten ZUGFeRD und XRechnung.
- Behalte in der Übersicht im Blick, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden und welche Rechnungen offen sind.
- Erstelle schnell und einfach Mahnungen und Zahlungserinnerungen.
- Übergib am Monatsende deine Rechnungen digital, rechtssicher und GoBD-konform per DATEV-Export an deinen Steuerberater.
5 Tipps: So sparst du Zeit im Handwerk – jetzt lesen!
Abschlagsrechnungen mit ToolTime erstellen
Mit ToolTime schreibst du ganz einfach Abschlags- und die dazugehörigen Schlussrechnungen. Dafür musst du zunächst ein Projekt, idealerweise mit einem bereits vorhandenen Angebot, auswählen. Als Rechnungsart wählst du „Abschlagsrechnung“ und erhältst die Abschlagszahlung (bzw. Akontorechnung) für Handwerker als Vorlage. Füge den Abschlag über eine Position mit der Art „Sonstiges“ und der Einheit „Pauschal“ hinzu.
Demo-Termin vereinbaren: kostenlos und unverbindlich
Du bist dir unsicher, ob ToolTime etwas für deinen SHK, Elektro bzw. Hausmeisterbetrieb ist? Unsere Experten stellen dir gerne in einem persönlichen Gespräch vor, wie du mit ToolTime deine Büroarbeit minimierst.
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